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Como conduzir uma reunião eficaz

Você já precisou conduzir uma reunião ou foi convidado para participar e depois de um período longo e cansativo você sai com a sensação que a mesma não foi produtiva, nada foi definido ou que a reunião durou muito mais que o necessário?

Para conduzir uma reunião devemos ter em mente que as reuniões têm o objetivo de integrar os participantes, treinar quanto a processos operacionais, comunicação de mudanças, implantação de novas diretrizes, acompanhamento e avaliação da equipe, entre outros.

Por isso, para que a reunião se torne uma ferramenta eficaz e produtiva devemos seguir algumas orientações quanto ao seu planejamento e condução.

Selecione os participantes

Seja seletivo quanto aos participantes, solicite a presença daqueles que realmente estejam interessados e possam contribuir de forma positiva com o objetivo em foco da reunião.

Marque a reunião com antecedência, definindo horário e local, especificando de maneira clara e objetiva aos participantes qual o propósito da reunião, duração estimada e quais as pautas serão abordadas e que os mesmos devem se preparar e chegar no horário estabelecido.

Defina as pautas

Prepare as pautas de forma detalhada de acordo com o propósito e a duração estimada da reunião, colocando em primeiro lugar o assunto de maior relevância.

Antecipe aos participantes a pauta da reunião com antecedência e dando tempo e oportunidade para que todos possam se preparar.

Conduza a reunião

Estimule aos presentes  a participarem de forma ativa, expressando suas opiniões e pontos de vista.
Faça perguntas abertas e deixe que as pessoas respondam de forma voluntária, incentive-os a dar contribuições.

Obter a participação dos participantes é de extrema importância para conquistar resultados mais produtivos e conduzir uma reunião com eficácia, além de propiciar a eles a oportunidade de desenvolverem suas habilidades de comunicação.

Mantenha o foco na pauta

Tome cuidado para que as pautas sejam debatidas dentro do tempo previsto e que os participantes não se dispersem ou que o assunto tome rumos diferentes dos estabelecidos.

Resuma os pontos-chave no final da reunião

Passe rapidamente sobre o que foi discutido, que decisões foram tomadas, quais as ações devem ser realizadas, para que os participantes saiam com os pontos-chave em suas mentes. 

Registre o resultado da reunião e as decisões tomadas em ata, leia aos participantes para que fique claro a todos e verifique se existe alguma dúvida ou questionamento, peça que todos assinem, agradeça a presença e a contribuição de todos.

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